Corona-hulp voor ondernemers

Het gaat goed met ons bedrijf! We zien week na week mooie ontwikkelingen. Elke week verwelkomen we nieuwe klanten en we starten ook steeds meer interessante, nieuwe projecten! Het lukt goed om de stijgende lijn vast te houden. Maar natuurlijk zijn we niet blind en zien dat collega-ondernemers het moeilijk hebben door de verlengde lockdown. Daarom doet SUSTRAIN SUPPORT, net als vorig jaar aan het begin van de corona-crisis, een uniek aanbod. Ondernemers die door de pandemie in de problemen zijn en hulp nodig hebben bij het vinden van een uitweg, krijgen GRATIS hulp. Corona-hulp. Ja, echt gratis, zonder verplichting en zonder facturering.

Corona-hulp is duurzaam

Dat doen we omdat SUSTRAIN SUPPORT staat voor duurzaam succes. Maatschappelijke verantwoordelijkheid en de menselijke maat is voor ons het startpunt. We deden het al voor Goede Doelen. Omdat we nu – met steeds meer trouwe en tevreden klanten – extra mogelijkheden hebben om iets terug te doen, bieden we deze gratis hulp ook aan ondernemers. Reageer om je aan te melden. We kunnen elke week een organisatie helpen. Met strategische vraagstukken, marketing aanpak of met creatieve communicatie. Het kan alle kanten op gaan. Precies passend bij wat er nodig is. Uiteraard doen we het op veilige afstand, via een video-call.

Heeft jouw bedrijf corona-hulp nodig? Ga naar het aanvraagformulier om jouw verzoek in te dienen.

SUSTRAIN SUPPORT | CORONA-HULP
Om collega-ondernemers te helpen tijdens deze pandemie, geeft SUSTRAIN SUPPORT Corona-hulp aan ondernemers. Elke week kunnen we een organisatie helpen. Dus, als het nodig is, meld jouw bedrijf aan via het formulier.

Wil je meer lezen over SUSTRAIN SUPPORT en onze missie? Lees hier dan alles over onze uitgangspunten.

Wil je meer weten over oprichter en eigenaar van SUSTRAIN SUPPORT? Bekijk dan hier het profiel van Ronald Faas op LinkedIn.

Let op: de gegevens worden uitsluitend gebruikt om contact met je op te nemen naar aanleiding van deze aanvraag. We zullen ze niet delen of gebruiken voor andere (marketing) doeleinden.

Wordt Strategische planning eruit ge-Sprint?

Wordt het hol, hollen of holistisch?

Is strategische planning nog wel van deze tijd? De wereld om ons heen verandert elke dag sneller en we moeten ons daar flexibel bij aanpassen. De Agile denkwijze met de daarbij behorende Scrum en Sprints methodiek, zijn ware hypes en laten ons geloven dat het vooral om wendbaarheid en de korte termijn gaat. De tijd waarin grote oliemaatschappijen bekend stonden om hun strategische plannen, die zich over 25 of 30 jaar uitstrekten, lijkt voorbij.

Er waren altijd al mensen die twijfelden aan het nut van plannenmakerij. Criticasters bestempelden de interne en externe analyse, waarbij Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats overzichtelijk werden samengevat in een SWOT-matrix, al spottend als een Serious Waste Of Time. Terwijl die SWOT-matrix juist een prima handvat biedt om de strategische opties af te wegen. Wellicht is het proces van strategisch planning her en der te ver doorgeschoten. Het is soms een doel op zich geworden, vrolijk gevuld met verhullende frasen. Maar dat mag toch niet de reden zijn om het idee van strategievorming helemaal terzijde te schuiven.

Praten over purpose is populair; missie klinkt misschien minder modern

De strategie is immers het uitgangspunt voor de alledaagse activiteiten en de basis voor alle organisatorische en operationele keuzes die je daaromtrent maakt. Goed nieuws: het is beslist geen hogere wiskunde! Bij strategische planning leg je de visie en missie vast (en tegenwoordig ook steeds vaker de purpose, simpelweg de bestaansreden van jouw bedrijf). In de missie beschrijf je wat je wilt bereiken. De visie vertelt vervolgens wat de kernwaarden en het ambitieniveau zijn. Op die basis kun je de strategieën ontwikkelen, om de korte en lange termijn doelen (de Key Performance Indicators – oftewel de KPI’s) te behalen. Daarmee kun je gestructureerd en gefundeerd aan de slag.

Vaststellen welke KPIs de meeste impact hebben op het bedrijfsresultaat en die factoren te optimaliseren. (Lees hiervoor ook het verhaal over Lean Six Sigma). Met de strategische en tactische doelen in achterzak of achterhoofd, neem je veel makkelijker beslissingen over de dingen van de dag. Omdat je weet wat de bestemming is, wordt het een stuk eenvoudiger om een route te kiezen. Dat wist zelfs het witte konijn uit Alice in Wonderland al.


Strategie en planning stellen klantbehoefte centraal


Management-guru Simon Sinek stelt met zijn ‘Start with the WHY’ filosofie dat we eerst moeten bedenken en vertellen waarom we iets willen doen, dan over het hoe (‘HOW’) en daarna pas de wat (‘WHAT’). In zijn model kun je die ‘WHY’ zien als het missie-statement, het uitgangpunt voor een verandering. Een aanpak die de mannen van Apple ook gebruiken bij de presentatie van hun nieuwe producten. Niet per se beginnen met dat nieuwe knopje of de meer heldere display, maar starten met het schetsen van de (latente) klantbehoefte aan of noodzaak voor verandering. Bij Simon en de opvolgers van Steve komen daarna pas de ‘HOW’ en de ‘WHAT’. De features van de nieuwe dienst of het nieuwe product en de manier waarop die wordt geleverd, zijn dan een logisch gevolg van de geschetste ‘WHY’-noodzaak.

Een van de collega’s uit een directieteam waar ik in zat, zei na zo’n beetje elk plan dat werd gepresenteerd (en waarvoor toestemming werd gevraagd) dat we dit holistisch moesten bekijken. Daarmee maakte hij zich niet populair. Het voelde alsof de beste man elke beslissing voor zich uit wilde schuiven. Feitelijk had hij zijn afstandelijke opmerking kunnen formuleren als vraag: Hoe past dit in onze strategie? Sluit dit aan bij onze visie en missie?

Managers zorgen dat dingen juist gebeuren, Leiders zorgen dat juiste dingen gebeuren.

Wat dat betreft had hij ook kunnen afkijken bij de coach van het Britse achttal dat goud won bij het roeien op de Olympische Spelen van Sydney. Bij elk idee dat werd geopperd om zaken te veranderen, werd de vraag gesteld: “Will it make the boat go faster?” De bestaansreden (de missie, de WHY) van die ‘8’ was dan ook simpel: zo snel mogelijk de afstand afleggen en goud winnen! Een matte ‘holistische’ suggestie zou daar echt niet erg inspirerend zijn geweest. Ook in jouw bedrijf is het vast mogelijk om ‘de boot’ sneller te laten gaan. Ook als je moet roeien met de riemen die je hebt.

Strategie helpt de organisatie om met de juiste zaken bezig te zijn. De gezamenlijk gekozen prioriteiten zorgen voor een consistente beleidslijn, zodat beslissingen beter en sneller kunnen worden genomen en ook minder uitleg nodig hebben. Wel zo efficiënt. Het denkkader is immers via het strategisch plan gekozen en, als het goed is, ook gecommuniceerd. Dat zorgt voor efficiency en effectiviteit.

Gestreste konijnen


Alle verhalen over toenemende werkdruk en burn-out verschijnselen, vooral bij jongere werknemers, roepen de vraag op of er een verband is met het gestreste ge-Sprint. Is het echt zo, dat die Sprints nodig zijn omdat klantbehoeften zo snel veranderen of is het omdat we voor aanvang niet de juiste vragen hebben gesteld om de kern van die klantbehoefte te doorgronden? We moeten er voor waken, dat deze in aanleg mooie methodes ertoe leiden dat we straks allemaal zoals het eerdergenoemde witte konijn in de rondte hollen, en gestrest tegen iedereen roepen: “Geen tijd, geen tijd, hoe zeer het me ook spijt”. 

Een goed strategisch plan zet aan tot actie en brengt tegelijkertijd rust. Het biedt vastigheid, zonder vastgeroest te raken. Een robuust baken, in deze dynamische dagen. Het vormt een gezamenlijk denk- en werkkader. Met idealiter een door communicatie-experts uitgewerkt thema of motto met bijbehorend plan. Dan leidt strategie tot maximale betrokkenheid en doelgerichtheid. Zoals bij de Oranje leeuwinnen. Zij claimden het EK voetbal in 2017 als ‘ons toernooi’, werkten er planmatig naartoe en werden bevlogen Europees Kampioen. Of kwam dat toch door hun sprint-vaardigheid?

Heb je interesse in een goed gesprek over strategisch beleid? Of wil je een second opinion over jouw strategisch plan? Wil je een helpende hand of wat extra hersens lenen? Kijk hoe SUSTRAIN SUPPORT jou en jouw bedrijf hierbij kan helpen, boek je via de contactpagina:

Lees ook de andere blogs van SUSTRAIN SUPPORT:

Of lees meer over de duurzame uitgangspunten van SUSTRAIN SUPPORT.

Klantgerichter door kwaliteitsmanagement

Haal kwaliteit uit zijn ISO-lement

De vraag wat kwaliteit eigenlijk is, kan op veel manieren worden beantwoord. Een simpele versie zegt dat kwaliteit aangeeft, dat iets goed is. Vanuit perspectief van kwaliteitscontrole gaat het er om dat iets aan de standaard of de norm voldoet. Dat is meestal gebaseerd op technische eigenschappen. Het bepaalt hoe snel, sterk, flexibel of duurzaam is iets. Vanuit marketing-perspectief zeg je dat een product of dienst kwaliteit heeft, als het zijn functie voor de klant vervult en het daarmee aan zijn of haar wensen voldoet. Met dat laatste raken we direct aan de kern: Kwaliteitsmanagement en kwaliteitszorg kunnen een organisatie helpen om klantgerichter te worden en beter aan de wensen en eisen van de klant voldoen.

Maar schiet je ‘busines-wise‘ iets op met een investering in kwaliteitsmanagement? Want natuurlijk brengt het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem kosten met zich mee. Ook de certificering kost tijd en geld. Toch is het antwoord op de vraag zonder meer: Ja! In veel gevallen vragen klanten expliciet om een ISO-certificaat. Ook als dat niet zo is, zorgt de klantgerichtheid, die kwaliteitsmanagement vereist, dat jouw bedrijf blijvend betere resultaten boekt met een kwaliteitsmanagment-systeem. Dat is een goede reden om de kwaliteitsmanager meer centraal in de organisatie te positioneren, in plaats van in een soort isolement langs de zijlijn.

Kwaliteitsmanagement zorgt voor Klantgerichtheid

Kwaliteit als vakgebied moet vaak vechten tegen een stoffig en bureaucratisch imago. Dat is even spijtig als verklaarbaar. Bij kwaliteitsmanagement wordt vaak de nadruk gelegd op processen, procedures en hoe streng en star die moeten worden gevolgd. Als die processen ‘wringen’ en problemen geven bij de uitvoering, is het bij de beschrijving en vastlegging waarschijnlijk al verkeerd gegaan. De ISO-norm, en dan specifiek de ‘9000-serie’, die gaat over het managen van kwaliteit, vraagt immers alleen om te beschrijven wat je doet – en het daarna uit te voeren zoals je hebt beschreven. Als dat laatste niet goed lukt, ligt het veelal aan de manier waarop de processen beschreven zijn. Die beschrijving is bedoeld om ervoor te zorgen dat de uitkomst van het proces onafhankelijk van de uitvoerder is – en constant in de tijd. Dat wil dus niet zeggen dat er producten of diensten van 100% correcte kwaliteit uitkomen, maar wel dat die kwaliteit redelijk voorspelbaar is.

Een uitgangspunt van kwaliteits-zorg is daarbij dat je continu werkt aan verbetering. Zoals dat gebeurt in de door de Amerikaanse statisticus Deming bedachte loop van Plannen, Doen, Controleren, Aanpassen (de PDCA-cyclus). Elke keer dat je daarbij ‘het proces’ doorloopt, verzamel je meetpunten, zodat je kunt zien of de prestatie overeenkomt met de doelstelling of dat het tijd is om in te grijpen. Dit vormt ook de basis van de continue verbetering bij de ISO 9001-norm.

Klantevredenheid door klachtenmanagement

Certificering voor ISO-9001:2015 – de meest recente versie van de norm – geeft niet alleen zekerheid voor klanten; het helpt ook bedrijven om te focussen op de zaken die belangrijk zijn voor de continuïteit. Zo wordt ook aandacht besteed aan management en organisatie, de interne en externe kansen en bedreigingen en de betrokkenheid van alle belanghebbende partijen.

Klanttevredenheidsmeting levert gratis tips en complimenten op

Tot slot is klanttevredenheid een belangrijke factor. Dat betekent dat ook die gemeten moet worden. Een beetje werk – maar elk nadeel heeft zijn eigen voordeel, zoals de meest kwaliteit-rijke Nederlandse voetballer ooit zei. U heeft weer een contactmoment en krijgt als beloning gratis tips en adviezen (of complimenten natuurlijk…). Uiteraard is een klachtenregister een belangrijk middel om verbeteringsmogelijkheden te signaleren. Ook zorgt dat ervoor dat de mogelijke klachten daadwerkelijk worden opgevolgd en opgelost.

De belangrijkste toevoeging bij ISO 9001:2015 is wellicht dat de bedrijfsdoelstellingen worden gedocumenteerd en wordt gekeken, in welke mate de doelen per periode worden gerealiseerd.

Kwaliteitsmanagement wordt Business Management

Zo wordt het kwaliteitsmanagementsysteem in feite een compleet business management systeem en zorgt het dat niet alleen de operationele processen maar ook de strategie op koers blijft. Eerherstel dus ook voor de kwaliteitsmanager. In sommige organisaties wordt die positie nog ingevuld door iemand die elders ‘over’ was. Vervolgens gezien als een zeurpiet, die de bureaucratie bevordert. Helemaal nu we met Scrum en Sprints de focus volledig op Agility hebben gericht. Die methodiek heeft – zoals eerder beschreven – zeker voordelen en brengen ook klantgerichte flexibiliteit. Kwaliteitsmanagement zorgt er daarbij voor, dat je ook op strategisch niveau goed gericht blijft op de belangrijkste doelen.

Een warme aanbeveling dus, om kwaliteitsmanagement als een kernactiviteit te zien en het uit zijn ISO-lement te halen. Het gaat jouw organisatie klantgerichter en dus duurzaam succesvoller maken!

Heb je interesse in een goed gesprek over kwaliteitsmanagement en klantgerichtheid? Of wil je bespreken hoe dat jouw bedrijf meer duurzaam succes kan opleveren? Neem dan contact op met Ronald Faas via het formulier. Hij hielp al verschillende bedrijven op dit gebied op weg naar ISO-certificering.

Lees ook de andere blogs van SUSTRAIN SUPPORT:

Of lees meer over de duurzame uitgangspunten van SUSTRAIN SUPPORT.

Planning en communicatie met een d of een t

Heb je iets gepland of geplant?

In de herfst werken veel bedrijven hard aan de plannen voor het nieuwe jaar. Nu we de kortste dag naderen, zou dat planningsproces wel zo’n beetje afgerond moeten zijn. En… zijn de plannen mooi geworden? Zijn ze al verder uitgewerkt in een concrete planning voor het komende jaar? Heb je ook al gezorgd voor de communicatie evan? Of moeten er nog zaadjes worden geplant en is er misschien wat hulp nodig om ze te laten ontkiemen?

We schreven al eerder over strategische planning en het belang daarvan. Hopelijk hoef je het strategische wiel niet elk jaar opnieuw uit te vinden. Maar de tactische planning, zoals het marketing plan of de nog meer operationele communicatieplanning hebben vrijwel altijd een jaarlijkse opfrisbeurt nodig. Niet omdat zonodig alles anders moet, maar simpelweg omdat we hopelijk iets geleerd hebben van de resultaten van het (bijna) afgelopen jaar en we de nieuwe  plannen daarmee verder kunnen aanscherpen.

Communicatie
Uw planningscyclus is zo sterk als de zwakste schakel

Voor wat het operationele deel betreft: Het komend jaar loopt alles natuurlijk weer anders. Met een extra dag en grote internationale evenementen, van Songfestival en EK tot Olympische Spelen. Allemaal zaken om in uw (communicatie)agenda en -planning rekening mee te houden.

Tijd om de plannen uit te voeren?

Bij alle plannenmakerij moet je één zaak vooral niet vergeten: de communicatie van het plan. Ja, tot zelfs de communicatie van het communicatieplan. Want daarmee plant jij de broodnodige zaadjes. Zonder het al te wiskundig te maken, haal ik graag de formule E = Q x A aan: Het bereikte effect (E) is het product van de kwaliteit (Q) van uw plan en de acceptatie (A) ervan. Een geweldig plan dat niet echt wordt geaccepteerd, zal dus een matig resultaat hebben. Zonde! Goed communiceren zorgt voor betrokkenheid en draagvlak. Als je bij het maken van de plannen die belanghebbende ‘stakeholders’ al betrekt, helpt dat niet alleen bij de uiteindelijke acceptatie; Het plan wordt er meestal ook beter van. ‘Betrekken’ doet u dus niet alleen voor de bühne. Het verhoogt simpelweg de kwaliteit en daarmee, conform bovenstaande formule, het effect van uw planningsinspanning!

Communicatie is bij alle soorten planning de sleutel tot succes

Maar nu terug naar jouw situatie… waar sta jij met de planning? Is het ‘rond’ of moet er nog aan gesleuteld worden? Op welk niveau?

  • Staat op Strategisch niveau alles nog goed?
    • De Visie, Missie, Doelstellingen: Staan die  als een huis en handelt jouw bedrijf ernaar?
    • Hoe zit het met de lange termijn targets? Zit je op schema om de 5-jaarsprojectie te realiseren of moet je bijsturen?
    • Is jouw Business Model nog actueel of zijn er externe (bijvoorbeeld technologische) factoren die vragen om elementen te heroverwegen?
  • Lukt alles op tactisch niveau?
    • Is wat er in het marketingplan stond, aan beleid en programma’s, goed uitgevoerd? En heeft dat het gewenste resultaat opgeleverd?
    • Welke plannen en projecten ga je het komend jaar anders doen, om de gewenste effecten (wel) te bereiken?
    • Is de concurrentiepositie ongewijzigd of zijn er nieuwe toetreders en afvallers? Hoe ga je daar op inspelen?
  • Tot slot: zijn ook op operationeel niveau alle planningen gereed?
    • Heb je alle betrokkenen geïnformeerd en zijn alle events genoteerd?
    • Zijn de schema’s en draaiboeken inzichtelijk?
    • Is er een systeem in gebruik om de planningskalender bij te houden, zodat vooraf te zien is of alles op schema loopt en je achteraf de resultaten kunt documenteren?

Waarschijnlijk kun je niet alle bovenstaande vragen met een volmondig ‘ja’ beantwoorden en zijn er nog wel wat zaken die verdere invulling vragen. Dat is geen schande. Integendeel. Bij veel bedrijven gaat het zo. Dat is ook de reden waarom slechts enkele het heel goed doen… Als je dus een van die koplopers wilt worden, ga dan werken aan die ‘eindsprint’ en zorg dat de plannen tot in de puntjes in orde zijn.

Communicatie over wat je van plan bent

In het venster onderaan dit artikel zetten we de verschillende plannen en hun specifieke onderdelen voor je op een rij. Maar laat je niet ontmoedigen door de hele serie van verschillende (maar toch ook wel aansluitende) plannen. Elke verbetering die je weet aan te brengen gaat een effect hebben. Vaak kost het maar weinig tijd om de zaken in plan-formaat rustig te overlopen. En je hebt er het hele volgende jaar plezier van!

De grootste valkuil in het planningsproces is dat u wegdrijft van de werkelijkheid

De grootste valkuil waar je in kunt stappen tijdens het planningsproces, is dat je zover door-theoretiseert dat je wegdrijft van de dagelijkse werkelijkheid. Het plan staat dan zo ver af van de praktijk, dat er extra veel inspanning nodig is om de strategie of de doelen voor het komend jaar terug te vertalen naar een aantal begrijpelijke boodschappen. Natuurlijk preek ik voor eigen parochie, als ik zeg dat het kan helpen een ‘buitenstaander’ met een frisse blik te laten kijken naar jouw situatie en plannen. Maar dat helpt altijd en voorkomt een ivoren toren toestand. Jij houdt dan bovendien tijd over om aan de slag te gaan met de communicatie en uitvoering van de plannen. Want zonder dat, geen acceptatie en dan is de uitkomst van de formule E = Q x A echt vermenigvuldigen met nul, oftewel …

Neem contact op voor meer informatie en/of hulp bij uw planningsproces via de contactpagina:

Lees ook de andere blogs van SUSTRAIN SUPPORT:

Of lees meer over de duurzame uitgangspunten van SUSTRAIN SUPPORT.