Wordt Strategische planning eruit ge-Sprint?

Wordt het hol, hollen of holistisch?

Is strategische planning nog wel van deze tijd? De wereld om ons heen verandert elke dag sneller en we moeten ons daar flexibel bij aanpassen. De Agile denkwijze met de daarbij behorende Scrum en Sprints methodiek, zijn ware hypes en laten ons geloven dat het vooral om wendbaarheid en de korte termijn gaat. De tijd waarin grote oliemaatschappijen bekend stonden om hun strategische plannen, die zich over 25 of 30 jaar uitstrekten, lijkt voorbij.

Er waren altijd al mensen die twijfelden aan het nut van plannenmakerij. Criticasters bestempelden de interne en externe analyse, waarbij Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats overzichtelijk werden samengevat in een SWOT-matrix, al spottend als een Serious Waste Of Time. Terwijl die SWOT-matrix juist een prima handvat biedt om de strategische opties af te wegen. Wellicht is het proces van strategisch planning her en der te ver doorgeschoten. Het is soms een doel op zich geworden, vrolijk gevuld met verhullende frasen. Maar dat mag toch niet de reden zijn om het idee van strategievorming helemaal terzijde te schuiven.

Praten over purpose is populair; missie klinkt misschien minder modern

De strategie is immers het uitgangspunt voor de alledaagse activiteiten en de basis voor alle organisatorische en operationele keuzes die je daaromtrent maakt. Goed nieuws: het is beslist geen hogere wiskunde! Bij strategische planning leg je de visie en missie vast (en tegenwoordig ook steeds vaker de purpose, simpelweg de bestaansreden van jouw bedrijf). In de missie beschrijf je wat je wilt bereiken. De visie vertelt vervolgens wat de kernwaarden en het ambitieniveau zijn. Op die basis kun je de strategieën ontwikkelen, om de korte en lange termijn doelen (de Key Performance Indicators – oftewel de KPI’s) te behalen. Daarmee kun je gestructureerd en gefundeerd aan de slag.

Vaststellen welke KPIs de meeste impact hebben op het bedrijfsresultaat en die factoren te optimaliseren. (Lees hiervoor ook het verhaal over Lean Six Sigma). Met de strategische en tactische doelen in achterzak of achterhoofd, neem je veel makkelijker beslissingen over de dingen van de dag. Omdat je weet wat de bestemming is, wordt het een stuk eenvoudiger om een route te kiezen. Dat wist zelfs het witte konijn uit Alice in Wonderland al.


Strategie en planning stellen klantbehoefte centraal


Management-guru Simon Sinek stelt met zijn ‘Start with the WHY’ filosofie dat we eerst moeten bedenken en vertellen waarom we iets willen doen, dan over het hoe (‘HOW’) en daarna pas de wat (‘WHAT’). Is zijn model kun je die ‘WHY’ zien als het missie-statement, het uitgangpunt voor een verandering. Een aanpak die de mannen van Apple ook gebruiken bij de presentatie van hun nieuwe producten. Niet perse beginnen met dat nieuwe knopje of de meer heldere display, maar starten met het schetsen van de (latente) klantbehoefte aan of noodzaak voor verandering. Bij Simon en de opvolgers van Steve komen daarna pas de ‘HOW’ en de ‘WHAT’. De features van de nieuwe dienst of het nieuwe product en de manier waarop die wordt geleverd, zijn dan een logisch gevolg van de geschetste ‘WHY’-noodzaak.

Een van de collega’s uit een directieteam waar ik in zat, zei na zo’n beetje elk plan dat werd gepresenteerd (en waarvoor toestemming werd gevraagd) dat we dit holistisch moesten bekijken. Daarmee maakte hij zich niet populair. Het voelde alsof de beste man elke beslissing voor zich uit wilde schuiven. Feitelijk had hij zijn afstandelijke opmerking kunnen formuleren als vraag: Hoe past dit in onze strategie? Sluit dit aan bij onze visie en missie?

Managers zorgen dat dingen juist gebeuren, Leiders zorgen dat juiste dingen gebeuren.

Wat dat betreft had hij ook kunnen afkijken bij de coach van het Britse achttal dat goud won bij het roeien op de Olympische Spelen van Sidney. Bij elk idee dat werd geopperd om zaken te veranderen, werd de vraag gesteld: “Will it make the boat go faster?” De bestaansreden (de missie, de WHY) van die ‘8’ was dan ook simpel: zo snel mogelijk de afstand afleggen en goud winnen! Een matte ‘holistische’ suggestie zou daar echt niet erg inspirerend zijn geweest. Ook in jouw bedrijf is het vast mogelijk om ‘de boot’ sneller te gaan. Ook als je moet roeien met de riemen die je hebt.

Strategie helpt de organisatie om met de juiste zaken bezig te zijn. De gezamenlijk gekozen prioriteiten zorgen voor een consistente beleidslijn, zodat beslissingen beter en sneller kunnen worden genomen en ook minder uitleg nodig hebben. Wel zo efficiënt. Het denkkader is immers via het strategisch plan gekozen en, als het goed is, ook gecommuniceerd. Dat zorgt voor efficiency en effectiviteit.

Gestreste konijnen


Alle verhalen over toenemende werkdruk en burn-out verschijnselen, vooral bij jongere werknemers, roepen de vraag op of er een verband is met het gestreste ge-Sprint. Is het echt zo, dat die Sprints nodig zijn omdat klantbehoeften zo snel veranderen of is het omdat we voor aanvang niet de juiste vragen hebben gesteld om de kern van die klantbehoefte te doorgronden? We moeten er voor waken, dat deze in aanleg mooie methodes ertoe leiden dat we straks allemaal zoals het eerdergenoemde witte konijn in de rondte hollen, en gestrest tegen iedereen roepen: “Geen tijd, geen tijd, hoe zeer het me ook spijt”. 

Een goed strategisch plan zet aan tot actie en brengt tegelijkertijd rust. Het biedt vastigheid, zonder vastgeroest te raken. Een robuust baken, in deze dynamische dagen. Het vormt een gezamenlijk denk- en werkkader. Met idealiter een door communicatie-experts uitgewerkt thema of motto met bijbehorend plan. Dan leidt strategie tot maximale betrokkenheid en doelgerichtheid. Zoals bij de Oranje leeuwinnen. Zij claimden het EK voetbal in 2017 als ‘ons toernooi’, werkten er planmatig naartoe en werden bevlogen Europees Kampioen. Of kwam dat toch door hun sprint-vaardigheid?

Heb je interesse in een goed gesprek over strategisch beleid? Of wil je een second opinion over jouw strategisch plan? Wil je een helpende hand of wat extra hersens lenen? Kijk hoe SUSTRAIN SUPPORT jou en jouw bedrijf hierbij kan helpen, boek je via de contactpagina:

Lees ook de andere blogs van SUSTRAIN SUPPORT:

Of lees meer over de duurzame uitgangspunten van SUSTRAIN SUPPORT.

Planning en communicatie met een d of een t

Heb je iets gepland of geplant?

In de herfst werken veel bedrijven hard aan de plannen voor het nieuwe jaar. Nu we de kortste dag naderen, zou dat planningsproces wel zo’n beetje afgerond moeten zijn. En… zijn de plannen mooi geworden? Zijn ze al verder uitgewerkt in een concrete planning voor het komende jaar? Heb je ook al gezorgd voor de communicatie evan? Of moeten er nog zaadjes worden geplant en is er misschien wat hulp nodig om ze te laten ontkiemen?

We schreven al eerder over strategische planning en het belang daarvan. Hopelijk hoef je het strategische wiel niet elk jaar opnieuw uit te vinden. Maar de tactische planning, zoals het marketing plan of de nog meer operationele communicatieplanning hebben vrijwel altijd een jaarlijkse opfrisbeurt nodig. Niet omdat zonodig alles anders moet, maar simpelweg omdat we hopelijk iets geleerd hebben van de resultaten van het (bijna) afgelopen jaar en we de nieuwe  plannen daarmee verder kunnen aanscherpen.

Communicatie
Uw planningscyclus is zo sterk als de zwakste schakel

Voor wat het operationele deel betreft: Het komend (schrikkel)jaar loopt alles natuurlijk weer anders. Met een extra dag en grote internationale evenementen, van Songfestival en EK tot Olympische Spelen. Allemaal zaken om in uw (communicatie)agenda en -planning rekening mee te houden.

Tijd om de plannen uit te voeren?

Bij alle plannenmakerij moet je één zaak vooral niet vergeten: de communicatie van het plan. Ja, tot zelfs de communicatie van het communicatieplan. Want daarmee plant jij de broodnodige zaadjes. Zonder het al te wiskundig te maken, haal ik graag de formule E = Q x A aan: Het bereikte effect (E) is het product van de kwaliteit (Q) van uw plan en de acceptatie (A) ervan. Een geweldig plan dat niet echt wordt geaccepteerd, zal dus een matig resultaat hebben. Zonde! Goed communiceren zorgt voor betrokkenheid en draagvlak. Als je bij het maken van de plannen die belanghebbende ‘stakeholders’ al betrekt, helpt dat niet alleen bij de uiteindelijke acceptatie; Het plan wordt er meestal ook beter van. ‘Betrekken’ doet u dus niet alleen voor de bühne. Het verhoogt simpelweg de kwaliteit en daarmee, conform bovenstaande formule, het effect van uw planningsinspanning!

Communicatie is bij alle soorten planning de sleutel tot succes

Maar nu terug naar jouw situatie… waar sta jij met de planning? Is het ‘rond’ of moet er nog aan gesleuteld worden? Op welk niveau?

  • Staat op Strategisch niveau alles nog goed?
    • De Visie, Missie, Doelstellingen: Staan die  als een huis en handelt jouw bedrijf ernaar?
    • Hoe zit het met de lange termijn targets? Zit je op schema om de 5-jaarsprojectie te realiseren of moet je bijsturen?
    • Is jouw Business Model nog actueel of zijn er externe (bijvoorbeeld technologische) factoren die vragen om elementen te heroverwegen?
  • Lukt alles op tactisch niveau?
    • Is wat er in het marketingplan stond, aan beleid en programma’s, goed uitgevoerd? En heeft dat het gewenste resultaat opgeleverd?
    • Welke plannen en projecten ga je het komend jaar anders doen, om de gewenste effecten (wel) te bereiken?
    • Is de concurrentiepositie ongewijzigd of zijn er nieuwe toetreders en afvallers? Hoe ga je daar op inspelen?
  • Tot slot: zijn ook op operationeel niveau alle planningen gereed?
    • Heb je alle betrokkenen geïnformeerd en zijn alle events genoteerd?
    • Zijn de schema’s en draaiboeken inzichtelijk?
    • Is er een systeem in gebruik om de planningskalender bij te houden, zodat vooraf te zien is of alles op schema loopt en je achteraf de resultaten kunt documenteren?

Waarschijnlijk kun je niet alle bovenstaande vragen met een volmondig ‘ja’ beantwoorden en zijn er nog wel wat zaken die verdere invulling vragen. Dat is geen schande. Integendeel. Bij veel bedrijven gaat het zo. Dat is ook de reden waarom slechts enkele het heel goed doen… Als je dus een van die koplopers wilt worden, ga dan werken aan die ‘eindsprint’ en zorg dat de plannen tot in de puntjes in orde zijn.

Communicatie over wat je van plan bent

In het venster onderaan dit  artikel zetten we de verschillende plannen en hun specifieke onderdelen voor je op een rij. Maar laat je niet ontmoedigen door de hele serie van verschillende (maar toch ook wel aansluitende) plannen. Elke verbetering die je weet aan te brengen gaat een effect hebben. Vaak kost het maar weinig tijd om de zaken in plan-formaat rustig te overlopen. En je hebt er het hele volgende jaar plezier van!

De grootste valkuil in het planningsproces is dat u wegdrijft van de werkelijkheid

De grootste valkuil waar je in kunt stappen tijdens het planningsproces, is dat je zover door-theoretiseert dat je wegdrijft van de dagelijkse werkelijkheid. Het plan staat dan zo ver af van de praktijk, dat er extra veel inspanning nodig is om de strategie of de doelen voor het komend jaar terug te vertalen naar een aantal begrijpelijke boodschappen. Natuurlijk preek ik voor eigen parochie, als ik zeg dat het kan helpen een ‘buitenstaander’ met een frisse blik te laten kijken naar jouw situatie en plannen. Maar dat helpt altijd en voorkomt een ivoren toren toestand. Jij houdt dan bovendien tijd over om aan de slag te gaan met de communicatie en uitvoering van de plannen. Want zonder dat, geen acceptatie en dan is de uitkomst van de formule E = Q x A echt vermenigvuldigen met nul, oftewel …

Neem contact op voor meer informatie en/of hulp bij uw planningsproces via de contactpagina:

Lees ook de andere blogs van SUSTRAIN SUPPORT:

Of lees meer over de duurzame uitgangspunten van SUSTRAIN SUPPORT.