Lean: van voornemen naar verbeterplan

Continu verbeteren met gezond verstand

Na de jaarwisseling starten heel veel mensen, elk jaar weer, met goede voornemens. Dat betekent dat we 3 weken later een collectieve ‘Blue Monday’ beleven, omdat dan bij 80% van de mensen het goede voornemen – samen met de moed – is gezonken. Wilt u liever duurzame verbeteringen? Dan kan de Six Sigma methodiek u helpen. Die zorgt voor betere resultaten voor uw bedrijf. Nu, maar ook op lange termijn… De Lean Six Sigma (LSS) methodiek helpt door duurzaam te verbeteren. Dat gebeurt door een projectmatige aanpak, waarbij je processen systematisch en structureel verbetert. De afgelopen decennia is bewezen dat dit wél echt werkt! De continue kwaliteitsverbetering zorgt voor meer efficiency en betere afstemming op klantenwensen. Naast kostenbesparing kunt u met LSS dus ook groei realiseren – door meer tevreden en trouwe klanten.

Lean… maar niet mean!

Hoe dat werkt? Eigenlijk heel simpel: eerst kies je een bedrijfsproces dat belangrijk genoeg is om er tijd aan te besteden. Criteria bij de keuze kunnen zijn, dat er (te) hoge kosten worden gemaakt of dat er veel klachten over zijn. Als bij het kiezen blijkt, dat het een relatief eenvoudig verbeterproject is, kan het worden geleid door een zogenaamde Green Belt. Dat is iemand die een beknopte Six Sigma training heeft voltooid en, meestal naast zijn of haar gewone dagtaak, als projectleider kan optreden. Voor een zwaar of omvangrijk project wordt een Black Belt ingezet. Dat is vaak een full time, volledig getrainde Six Sigma expert die het hele traject faciliteert.

Define, Measure, Analyze, Improve, Control – Dat is DMAIC!

Het project wordt vervolgens uitgevoerd volgens de DMAIC-stappen. Die letters staan in het Engels voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control. In goed Nederlands komt het er op neer dat eerst het team het proces eerst ‘fileert’: men brengt in kaart uit welke stappen dat proces bestaat, welke middelen (inputs) het bij elk van die stappen gebruikt en wat het resultaat per stap is. Daarna stelt het team vast welke inputs de meeste invloed hebben op het eindresultaat. Als die sleutelfactoren zijn geïdentificeerd, inventariseert men waarom daar soms iets mis mee gaat. Vervolgens bedenken we hoe dat is te voorkomen. Tot slot zoekt het team naar mogelijkheden om daar verbeterpunten voor te vinden en die verbeteringen te borgen door middel van een ‘control plan’. Door dit plan op regelmatige basis (b.v. maandelijks) te monitoren, zorgen we dat er daadwerkelijk sprake zal zijn van een duurzame verbetering.

Verbeteren met statistiek

Op basis van het bovenstaande lijkt het een kwestie van simpel ‘boerenverstand’. Toch komt er – naast de benodigde statistische kennis – nog wat meer bij kijken. Om de juiste analyse te maken is data nodig. Veel data. Lean Six Sigma is gebaseerd op feiten: u werkt naast duurzaam ook ‘data driven’. De data is nodig om statistische analyses (met mogelijk significante uitkomsten) te maken. Om alle data te kunnen verzamelen, is vaak medewerking van allerlei betrokkenen uit het bedrijf nodig. Dat kan nog wel eens een probleem zijn.

Naast het feit dat data soms gewoon niet beschikbaar is, kan het ook zijn dat er een gebrek is aan medewerking. Het uiteindelijk doorvoeren van verandering in processen, kan namelijk bedreigend zijn voor degenen die betrokken zijn in het proces. Sabotage en manipulatie liggen op de loer. Geen reden om LSS te negeren. Daarvoor zijn de mogelijke resultaatverbeteringen te aantrekkelijk. Maar des te meer een reden om al voor de start van het Lean-project rekening te houden met de belangen en houding van alle betrokkenen. ‘Stakeholder management’ is wat dat betreft bijna net zo belangrijk voor een geslaagd project als de statistische analyses!

Over de auteur: Ronald Faas is gecertificeerd Six Sigma Black Belt en rondde een tiental Black Belt projecten af bij verschillende organisaties. Daarnaast begeleidde hij meer dan 100 Green Belt projecten.

Een goed gesprek over hoe SUSTRAIN SUPPORT jou en jouw bedrijf op dit gebied kan helpen, boek je via de contactpagina:

Lees ook de andere blogs van SUSTRAIN SUPPORT:

Of lees meer over de duurzame uitgangspunten van SUSTRAIN SUPPORT.