Plannen maken… en communiceren!

In de herfst wordt in veel bedrijven hard gewerkt aan de plannen voor het nieuwe jaar. Nu we de kortste dag naderen, zou dat planningsproces wel zo’n beetje afgerond moeten zijn. En… zijn de plannen mooi geworden? Zijn ze al verder uitgewerkt in een concrete planning voor het komende jaar? Of moeten er nog zaadjes worden geplant en is er misschien wat hulp nodig om ze te laten ontkiemen?

We schreven al eerder over strategische planning en het belang daarvan. Hopelijk gaat het strategische wiel niet elk jaar opnieuw worden uitgevonden. Maar de tactische planning, zoals het marketing plan of de nog meer operationele communicatieplanning hebben vrijwel altijd een jaarlijkse opfrisbeurt nodig. Niet omdat zonodig alles anders moet, maar simpelweg omdat we hopelijk iets geleerd hebben van de resultaten van het (bijna) afgelopen jaar en we de nieuwe  plannen daarmee verder kunnen aanscherpen.

Uw planningscyclus is zo sterk als de zwakste schakel

Voor wat het operationele deel betreft: Het komend (schrikkel)jaar loopt alles natuurlijk weer anders. Met een extra dag en grote internationale evenementen, van Songfestival en EK tot Olympische Spelen. Allemaal zaken om in uw (communicatie)agenda en -planning rekening mee te houden.

Tijd om de plannen uit te voeren?

Bij alle plannenmakerij moet u één zaak vooral niet vergeten: de communicatie van het plan. Ja, tot zelfs de communicatie van het communicatieplan. Want daarmee plant u de broodnodige zaadjes. Zonder het al te wiskundig te maken, haal ik graag de formule E = Q x A aan: Het bereikte effect (E) is het product van de kwaliteit (Q) van uw plan en de acceptatie (A) ervan. Een geweldig plan dat niet echt wordt geaccepteerd, zal dus een matig resultaat hebben. Zonde! Goed communiceren zorgt voor betrokkenheid en draagvlak. Als bij het maken van de plannen die belanghebbende ‘stakeholders’ al worden betrokken, helpt dat niet alleen bij de uiteindelijke acceptatie; Het plan wordt er meestal ook beter van. ‘Betrekken’ doet u dus niet alleen voor de bühne. Het verhoogt simpelweg de kwaliteit en daarmee, conform bovenstaande formule, het effect van uw planningsinspanning!

Maar nu terug naar uw situatie… waar staat u met de planning? Is het ‘rond’ of moet er nog aan gesleuteld worden? Op welk niveau?

  • Staat op Strategisch niveau alles nog goed?
    • De Visie, Missie, Doelstellingen: Staan die  als een huis en handelt u ernaar?
    • Hoe zit het met de lange termijn targets? Zit u op schema om de 5-jaarsprojectie te realiseren of moet er bijgestuurd worden?
    • Is uw Business Model nog actueel of zijn er externe (bijvoorbeeld technologische) factoren die u vragen om elementen te heroverwegen?
  • Lukt alles op tactisch niveau?
    • Is wat er in het marketing plan stond, aan beleid en programma’s, goed uitgevoerd? En heeft dat het gewenste resultaat opgeleverd?
    • Welke plannen en projecten gaat u het komend jaar anders doen, om de gewenste effecten (wel) te bereiken?
    • Is de concurrentiepositie ongewijzigd of zijn er nieuwe toetreders en afvallers? Hoe gaat u daar op inspelen?
  • Tot slot: zijn ook op operationeel niveau alle planningen gereed?
    • Heeft u alle betrokkenen geïnformeerd en zijn alle events genoteerd?
    • Zijn de schema’s en draaiboeken inzichtelijk?
    • Is er een systeem in gebruik om de planningskalender bij te houden, zodat vooraf te zien is of alles op schema loopt en achteraf de resultaten kunnen worden gedocumenteerd?

Waarschijnlijk kunt u niet alle bovenstaande vragen met een volmondig ‘ja’ beantwoorden en zijn er nog wel wat zaken die verdere invulling vragen. Dat is geen schande. Integendeel. Bij veel bedrijven gaat het zo. Dat is ook de reden waarom slechts enkele het heel goed doen… Als u dus een van die koplopers wilt worden, ga dan werken aan die ‘eindsprint’ en zorg dat de plannen tot in de puntjes in orde zijn.

Welk plan bent u van plan?

In het venster onderaan dit  artikel zetten we de verschillende plannen en hun specifieke onderdelen voor u op een rij. Maar laat u zich niet ontmoedigen door de hele serie van verschillende (maar toch ook wel aansluitende) plannen. Elke verbetering die u weet aan te brengen gaat een effect hebben. Vaak kost het maar weinig tijd om de zaken in plan-formaat rustig te overlopen. En u heeft er het hele volgende jaar plezier van!

De grootste valkuil in het planningsproces is dat u wegdrijft van de werkelijkheid

De grootste valkuil waar u in kunt stappen tijdens het planningsproces, is dat u zover door-theoretiseert dat u wegdrijft van de dagelijkse werkelijkheid. Het plan staat dan zo ver af van de praktijk, dat er extra veel inspanning nodig is om de strategie of de doelen voor het komend jaar terug te vertalen naar een aantal begrijpelijke boodschappen. Natuurlijk preek ik voor eigen parochie, als ik zeg dat het kan helpen een ‘buitenstaander’ met een frisse blik te laten kijken naar uw situatie en plannen. Maar dat helpt altijd en voorkomt een ivoren toren toestand. U houdt dan bovendien tijd over om aan de slag te gaan met de communicatie en uitvoering van de plannen. Want zonder dat, geen acceptatie en dan is de uitkomst van de formule E = Q x A echt vermenigvuldigen met nul, oftewel …    

Blader voor een eerste uitleg door dit beknopte overzicht met de cascade van plannen

Neem contact op voor meer informatie over hulp bij uw planningsproces:

of lees meer over de uitgangspunten

Meer blogstories: