Planning en communicatie met een d of een t

Heb je iets gepland of geplant?

In de herfst werken veel bedrijven hard aan de plannen voor het nieuwe jaar. Nu we de kortste dag naderen, zou dat planningsproces wel zo’n beetje afgerond moeten zijn. En… zijn de plannen mooi geworden? Zijn ze al verder uitgewerkt in een concrete planning voor het komende jaar? Heb je ook al gezorgd voor de communicatie evan? Of moeten er nog zaadjes worden geplant en is er misschien wat hulp nodig om ze te laten ontkiemen?

We schreven al eerder over strategische planning en het belang daarvan. Hopelijk hoef je het strategische wiel niet elk jaar opnieuw uit te vinden. Maar de tactische planning, zoals het marketing plan of de nog meer operationele communicatieplanning hebben vrijwel altijd een jaarlijkse opfrisbeurt nodig. Niet omdat zonodig alles anders moet, maar simpelweg omdat we hopelijk iets geleerd hebben van de resultaten van het (bijna) afgelopen jaar en we de nieuwe  plannen daarmee verder kunnen aanscherpen.

Communicatie
Uw planningscyclus is zo sterk als de zwakste schakel

Voor wat het operationele deel betreft: Het komend (schrikkel)jaar loopt alles natuurlijk weer anders. Met een extra dag en grote internationale evenementen, van Songfestival en EK tot Olympische Spelen. Allemaal zaken om in uw (communicatie)agenda en -planning rekening mee te houden.

Tijd om de plannen uit te voeren?

Bij alle plannenmakerij moet je één zaak vooral niet vergeten: de communicatie van het plan. Ja, tot zelfs de communicatie van het communicatieplan. Want daarmee plant jij de broodnodige zaadjes. Zonder het al te wiskundig te maken, haal ik graag de formule E = Q x A aan: Het bereikte effect (E) is het product van de kwaliteit (Q) van uw plan en de acceptatie (A) ervan. Een geweldig plan dat niet echt wordt geaccepteerd, zal dus een matig resultaat hebben. Zonde! Goed communiceren zorgt voor betrokkenheid en draagvlak. Als je bij het maken van de plannen die belanghebbende ‘stakeholders’ al betrekt, helpt dat niet alleen bij de uiteindelijke acceptatie; Het plan wordt er meestal ook beter van. ‘Betrekken’ doet u dus niet alleen voor de bühne. Het verhoogt simpelweg de kwaliteit en daarmee, conform bovenstaande formule, het effect van uw planningsinspanning!

Communicatie is bij alle soorten planning de sleutel tot succes

Maar nu terug naar jouw situatie… waar sta jij met de planning? Is het ‘rond’ of moet er nog aan gesleuteld worden? Op welk niveau?

  • Staat op Strategisch niveau alles nog goed?
    • De Visie, Missie, Doelstellingen: Staan die  als een huis en handelt jouw bedrijf ernaar?
    • Hoe zit het met de lange termijn targets? Zit je op schema om de 5-jaarsprojectie te realiseren of moet je bijsturen?
    • Is jouw Business Model nog actueel of zijn er externe (bijvoorbeeld technologische) factoren die vragen om elementen te heroverwegen?
  • Lukt alles op tactisch niveau?
    • Is wat er in het marketingplan stond, aan beleid en programma’s, goed uitgevoerd? En heeft dat het gewenste resultaat opgeleverd?
    • Welke plannen en projecten ga je het komend jaar anders doen, om de gewenste effecten (wel) te bereiken?
    • Is de concurrentiepositie ongewijzigd of zijn er nieuwe toetreders en afvallers? Hoe ga je daar op inspelen?
  • Tot slot: zijn ook op operationeel niveau alle planningen gereed?
    • Heb je alle betrokkenen geïnformeerd en zijn alle events genoteerd?
    • Zijn de schema’s en draaiboeken inzichtelijk?
    • Is er een systeem in gebruik om de planningskalender bij te houden, zodat vooraf te zien is of alles op schema loopt en je achteraf de resultaten kunt documenteren?

Waarschijnlijk kun je niet alle bovenstaande vragen met een volmondig ‘ja’ beantwoorden en zijn er nog wel wat zaken die verdere invulling vragen. Dat is geen schande. Integendeel. Bij veel bedrijven gaat het zo. Dat is ook de reden waarom slechts enkele het heel goed doen… Als je dus een van die koplopers wilt worden, ga dan werken aan die ‘eindsprint’ en zorg dat de plannen tot in de puntjes in orde zijn.

Communicatie over wat je van plan bent

In het venster onderaan dit  artikel zetten we de verschillende plannen en hun specifieke onderdelen voor je op een rij. Maar laat je niet ontmoedigen door de hele serie van verschillende (maar toch ook wel aansluitende) plannen. Elke verbetering die je weet aan te brengen gaat een effect hebben. Vaak kost het maar weinig tijd om de zaken in plan-formaat rustig te overlopen. En je hebt er het hele volgende jaar plezier van!

De grootste valkuil in het planningsproces is dat u wegdrijft van de werkelijkheid

De grootste valkuil waar je in kunt stappen tijdens het planningsproces, is dat je zover door-theoretiseert dat je wegdrijft van de dagelijkse werkelijkheid. Het plan staat dan zo ver af van de praktijk, dat er extra veel inspanning nodig is om de strategie of de doelen voor het komend jaar terug te vertalen naar een aantal begrijpelijke boodschappen. Natuurlijk preek ik voor eigen parochie, als ik zeg dat het kan helpen een ‘buitenstaander’ met een frisse blik te laten kijken naar jouw situatie en plannen. Maar dat helpt altijd en voorkomt een ivoren toren toestand. Jij houdt dan bovendien tijd over om aan de slag te gaan met de communicatie en uitvoering van de plannen. Want zonder dat, geen acceptatie en dan is de uitkomst van de formule E = Q x A echt vermenigvuldigen met nul, oftewel …

Neem contact op voor meer informatie en/of hulp bij uw planningsproces via de contactpagina:

Lees ook de andere blogs van SUSTRAIN SUPPORT:

Of lees meer over de duurzame uitgangspunten van SUSTRAIN SUPPORT.